REUNIÕES IMPRODUTIVAS

 

Um número considerável das reuniões de trabalho são improdutivas. Esse é um mal que provoca danos tanto na iniciativa privada como na pública. Juntar gente em volta de uma mesa parece ter-se tornado indispensável para que se tome uma decisão corporativa.

As estatísticas mostram que o nível gerencial gasta 50% de seu tempo em reuniões. A diretoria, 75%. Um desperdício quando se sabe que muitos desses encontros não atendem aos critérios necessários para que sejam de fato produtivos.

Os motivos que levam chefes a convocar reuniões são diversos. Alguns procedentes, como captar informações e experiências de um grupo de pessoas visando reduzir ao mínimo o risco das decisões, planejar ações e obter consenso para sua execução, atribuir responsabilidades e definir prazos para que as ações se concretizem, e avaliar o progresso da atividades planejadas. Há, todavia, motivos fúteis como, por exemplo, mostrar que estão trabalhando, dar a si mesmo sensação de poder, ou porque faz parte do contexto de ser chefe – afinal, chefe que não reúne parece que não é chefe.

Estudos sobre o tema já provaram que pelo menos metade do tempo gasto em reuniões é desperdício. Tempo e dinheiro jogados fora. Porque enquanto estão reunidos, os clientes não são atendidos como devem, os fornecedores também não. A empresa ou a instituição pública, dependendo dos envolvidos na reunião, por vezes para completamente.

Reuniões improdutivas, reitere-se, é uma doença corporativa que deve ser tratada de modo pragmático. É preciso ter sempre em mente que tempo é o único insumo do mundo que não há como recuperar. Quanto mais improdutivos são esses encontros mais se repetem.

São improdutivas reuniões onde o chefe tem sua opinião formada sobre o assunto e decidiu que a colocará em prática independente do que os outros disserem; as que não foram devidamente planejadas, sem agenda prévia do que se pretende discutir e, portanto, sem os objetivos claros a serem atingidos. Devem ser evitadas reuniões com mais de 10 pessoas, posto que muitos participantes desviam o foco dos temas em discussão, e tendem a conversas paralelas. Telefones celulares ligados (para essas situações existe o modo silencioso), gente saindo da sala para atendê-los – quando não o fazem ali mesmo – são atitudes que devem ser proscritas.

Reunião para ser produtiva obviamente precisa ser bem planejada. O planejamento começa pela convocação. Convocar apenas quem entenda e tenha afinidade com os assuntos da pauta. Devem ser avisados com antecedência (48 ou 24h antes, dependendo da relevância do tema). Somente reuniões que impõem decisões urgentes podem dispensar convocação com esta antecedência Quem não estiver preparado para a reunião só irá atrapalhar. Porque tende a emitir opiniões descabidas, não entende ou entende pouco sobre o que se está discutindo, faz perguntas despropositadas, fora do contexto.

O fator tempo é também fundamental para o bom resultado de uma reunião. Os tópicos precisam ser debatidos com objetividade. Cada participante deve falar tão-somente o necessário, sem repetir o que outros já disseram. Quem não tem certeza de que sua opinião será útil, sua melhor contribuição é ficar calado. O coordenador de reunião, ao iniciá-la, precisa ser claro em relação a esse item tão importante para o sucesso de um encontro de trabalho.

Reuniões muito prolongadas, exaustivas, inevitavelmente têm o seu resultado comprometido pelo cansaço físico e mental dos participantes. Estudos sobre o tema concluem que não é recomendado que durem mais de a 2 horas. Quando a decisão não pode ser postergada, é mais sensato fazer um intervalo de 15 minutos para que os participantes recobrem a motivação. Há casos em que alguns concordam com determinadas propostas por não suportarem mais tanta discussão em torno dela. Em reuniões de interesses antagônicos, há quem se valha desse expediente mal intencionado para levar vantagem.

Excesso de reuniões sugere pouco resolutividade gerencial. Chefe que reúne muito é porque pouco resolve individualmente. Quando não se tem condições de decidir sozinho sobre certas questões, antes de convocar uma reunião, pode-se encontrar a melhor resposta por menor custo numa simples troca de idéias com assessor qualificado. É fundamental, portanto, que sejam identificadas, na equipe de trabalho, as pessoas que devemos consultar diante de determinados problemas. Não é, obviamente, a quantidade de colaboradores ouvidos que garantirá o acerto, mas a qualidade deles.

Tomar a decisão certa no tempo certo é, verdadeiramente, um fator divisor de águas entre o sucesso e o fracasso em tudo que se faz. Daí a importância que deve ser dado a todo encontro de pessoas que visa decidir o que fazer diante de questões que aguardam solução.

Reuniões improdutivas, por serem pouco ou nada conclusivas, geram outras reuniões que, não raro, acabam tendo o mesmo destino. Mais tempo e dinheiro perdidos.
 

Fonte: Viriato Moura - [email protected]  
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